Comment rรฉussir ce moment-phare dโune enseigne, oรน la forme doit servir le fond, pour dรฉvelopper la fidรฉlisation et le sentiment dโappartenance au rรฉseau des franchisรฉs.
รtape 1 : Comprendre que pour un tel รฉvรฉnement, la forme doit constamment servir le fond
Seul รฉvรฉnement partagรฉ par lโensemble dโun rรฉseau, toute convention nationale reste lโoccasion pour le franchiseur de faire passer ses messages et de crรฉer du lien au sein du rรฉseau. Elle doit gรฉnรฉrer de la cohรฉsion et booster la motivation de tous les participants pour lโannรฉe.
ยซ Pour rรฉunir ร minima 80 % des franchisรฉs dโune enseigne, ce qui dรฉmontre alors un fort sentiment dโappartenance au rรฉseau et un rรฉel succรจs, la convention nationale doit รชtre riche dans son contenu. Cโest-ร -dire ร la fois informative, motivante et prospective, รฉgalement conviviale et ludique, en mettant en forme lโรฉvรฉnement pour quโil serve le fond du message.
La convention nationale est lโoccasion unique dans lโannรฉe de transmettre ร tous la mรชme information au mรชme moment. Lancement dโopรฉrations spรฉcifiques, nouvelle gamme de produits, รฉvolution de la charte graphique, mise en place dโun concept connexe ร lโoriginelโฆ Pour obtenir lโadhรฉsion de chacun, il faut expliquer toute nouveautรฉ, toute รฉvolution du concept, afin de motiver les franchisรฉs ร une bonne application en points de vente et auprรจs de leurs propres collaborateurs.
La convention nationale est donc un moment de dialogue absolu. Cโest pourquoi les รฉquipes du franchiseur doivent รชtre pleinement disponibles durant lโรฉvรฉnement, et se consacrer exclusivement ร la relation avec les franchisรฉs car lโinformation circule de la tรชte de rรฉseau vers les franchisรฉs, du terrain au franchiseur, et, bien sรปr, entre les franchisรฉs.
Le rรดle de lโagence รฉvรฉnementielle est de libรฉrer doublement le franchiseur, avant, pendant et aprรจs la conventionย : dโabord, elle lโaide ร construire cette rencontre annuelle unique, selon un cahier des charges รฉtabli, un planning dรฉterminรฉ et un budget dรฉfini. Puis, sur place, elle coordonne, gรจre lโopรฉrationnel, le respect des timings, la logistique et permet ainsi aux รฉquipes de crรฉer du lien avec les franchisรฉs. Elle apporte de la fluiditรฉ dans le dรฉroulรฉ โ clรฉ de rรฉussite indispensableย โ jusquโร gรฉrer les imprรฉvusย ยป, souligne Lise Fercoq Duguรฉ, directrice associรฉe de lโagence รฉvรฉnementielle Zugga media.
รtape 2 : Dรฉfinir lโobjectif, la thรฉmatique et le message de la convention
La prรฉparation de la convention nationale sโapprรฉhende six mois ร lโavance pour un rรฉseau de 50 ร 70 franchisรฉs, et jusquโร une annรฉe ร partir de 150 franchisรฉs, afin de trouver un lieu et des activitรฉs pouvant accueillir lโensemble des participants.
Avant tout, il faut commencer par dรฉfinir lโobjectif de lโรฉvรฉnement, sa thรฉmatique, ainsi que le message ร faire passer auprรจs des franchisรฉs.
ยซ Lโobjet de la convention va รฉmerger de la rรฉflexion du franchiseur sur lโรฉvolution de son rรฉseau et du message ร faire passer auprรจs des franchisรฉs, qui sera notamment dรฉveloppรฉ dans le discours du dirigeant en plรฉniรจre et tout au long de la convention. Cโest lร encore quโintervient lโagence qui met en place un fil rouge indispensable car, si le fond est essentiel, la forme, lโรฉmotion, lโimagination favorisent la mรฉmorisation des messages.
Le choix de la destination et du lieu sont donc importants et doivent correspondre au thรจme retenu. Pour une enseigne en plein dรฉploiement de sa politique Responsabilitรฉ Sociรฉtale des Entreprises (RSE), faire le choix dโun lieu รฉcoresponsable est porteur de sens. Et la rรฉflexion doit รชtre poussรฉe jusque dans les moindres dรฉtails : toujours dans mon exemple, des repas ร base de produits locaux, un cadeau de bienvenue en bois et utile, un polo imprimรฉ en coton bioโฆ
Durant une convention, favoriser les รฉchanges entre participants passe aussi par un savant plan de table, oรน il est impรฉratif de mรฉlanger les franchisรฉs, surtout de rรฉgions diffรฉrentes pour les amener ร รฉchangerโฆ mรชme sโils ne se connaissent pas. Aucun franchisรฉ ne doit se sentir anonyme, ร aucun moment ยป, souligne Lise Fercoq Duguรฉ.
รtape 3 : Choisir la date de la convention nationale et planifier toutes les actions de lโรฉvรฉnement
La convention doit avoir lieu ร une pรฉriode peu chargรฉe pour lโactivitรฉ des franchisรฉs. Un ยซ save the date ยป est alors rapidement envoyรฉ au rรฉseau.
ยซ Pour amortir le coรปt, le franchiseur peut dรฉcider de faire sponsoriser certaines activitรฉs, comme un repas, ou encore demander une participation au traditionnel village des fournisseurs pour les prestataires concernรฉs. Dans le programme de la convention, travailler la cohรฉsion du rรฉseau sโopรจre par des activitรฉs adรฉquates, telles que des challenges ou team building avec des รฉquipes constituรฉes ร lโavance et rรฉitรฉrรฉes chaque annรฉe, ou encore des ateliers de rรฉflexion sur la thรฉmatique du moment : digitalisation, RSE, etc.
Il reste indispensable de prรฉsenter les nouveaux franchisรฉs pour favoriser leur intรฉgration chaque annรฉe. De mรชme, la prรฉsence dโun intervenant extรฉrieur est recommandรฉe, pour รฉclairer le message du franchiseur, sur une thรฉmatique proche des prรฉoccupations des franchisรฉs ou pour les faire sโouvrir sur une rรฉflexion plus large et les faire sโรฉchapper un peu de leur quotidien. Exemple : ยซ Il faut croire en sa valeur et en ses rรชves ยป. Toute convention mรชle informations et formations ยป, souligne Lise Fercoq Duguรฉ.
รtape 4 : Prรฉserver des moments de temps libre pour les participants
ยซ Il faut laisser de la place ร la convivialitรฉ et aux รฉchanges, donner les moyens dโassimiler ce qui est transmis, laisser du temps libre pour apprรฉcier le lieu, rencontrer de nouvelles personnes, et รฉchanger avec ses pairs. Ainsi, une soirรฉe peut prรฉserver du temps pour un after, ou les fins dโaprรจs-midi peuvent devenir des temps libres pour que chacun puisse se balader ou se reposer.
Il est aussi possible dโinviter les conjoints non-franchisรฉs, pour une date anniversaire du rรฉseau par exemple. Des activitรฉs spรฉcifiques peuvent รชtre organisรฉes pour eux durant la plรฉniรจre ร laquelle ils ne participent pas nรฉcessairement.
Il ne faut pas oublier de rรฉaliser un questionnaire de satisfaction, envoyรฉ quelques jours aprรจs la fin de lโรฉvรฉnement, pour dรฉterminer ce qui a plu ou moins plu. Voire rรฉajuster certains รฉlรฉments, comme la pรฉriode de la convention. Donner de la place en prรฉvoyant des questions ouvertes permet de connaรฎtre lโimpression gรฉnรฉrale, les รฉventuelles lacunes, de prendre le pouls du rรฉseau et de leur offrir lโopportunitรฉ dโapporter idรฉes et solutions.
Une convention demeure une opรฉration dโincitation, durant laquelle motivation et sentiment dโappartenance sont les piliers indispensables ยป, conclut Lise Fercoq Duguรฉ.
